COMPLIANCE MANAGEMENT BIJ Kluthe Benelux B.V.
Kluthe Benelux B.V. wil geen ruimte laten voor overtredingen, omdat onrechtmatig en onethisch gedrag schadelijk is voor zowel de Kluthe Groep als haar stakeholders. Jouw melding speelt een belangrijke rol in het onderzoeken, tegengaan en voorkomen van misstanden.
Kluthe Benelux B.V. staat ervoor in dat integer gedrag nooit nadelige gevolgen zal hebben en dat vergeldingsmaatregelen tegen klokkenluiders niet zullen worden getolereerd.
Vertrouwen en loyaliteit zijn erg belangrijk voor ons, dus wees zorgvuldig bij het doen van een melding. Voor een goede afhandeling van de klachten kun je ons vrijwillig jouw contactgegevens verstrekken, zodat we je kunnen bereiken in geval van vragen. Het is niet verplicht om je contactgegevens te verstrekken, dus je hebt als klokkenluider ook de mogelijkheid om anoniem een melding te doen. Suggesties voor verbetering van onze activiteiten zijn natuurlijk ook welkom. Dergelijke suggesties kunnen ook anoniem worden ingediend.
Overtredingen op onder meer de volgende terreinen kunnen worden gemeld via het klokkenluiderssysteem:
- Belangenverstrengeling
- Privacy- en gegevensbescherming
- Bescherming van handelsgeheimen
- IT-beveiliging
- Afvalbeheer
- Antitrust- en/of mededingingsrecht
- Bestrijding van witwassen en financiering van terrorisme
- Omkoping, fraude, diefstal en verduistering
- Manipulatie van de boekhouding
- Operationele kwesties zoals milieu- en arbozaken
- Mensenrechten (inclusief kinderarbeid)
- Belemmering van het klokkenluiderssysteem, bijv. vergelding tegen klokkenluiders, schending van geheimhoudingsplicht
- Andere overtredingen
Belangrijk: Klokkenluiders moeten de toegangsgegevens die ze ontvangen (link en zelfbedacht wachtwoord) veilig bewaren en regelmatig inloggen op de elektronische mailbox, omdat de klokkenluiders- en klachtenprocedure via dit communicatiekanaal verloopt.
Alle ontvangen informatie wordt onderzocht door de bevoegde dienst die hiervoor verantwoordelijk is. De informatie wordt serieus genomen en vertrouwelijk verwerkt voor zover verwerking wettelijk is toegestaan. Alle onderzoeken worden altijd onafhankelijk, onpartijdig en eerlijk uitgevoerd aan de hand van de volgende stappen:
- Ontvangst van uw melding
- Binnen 7 dagen verzending van een ontvangstbevestiging naar de klokkenluider
- Instellen van een onderzoek van de feiten (op verzoek van de klokkenluider kan ook een persoonlijk gesprek worden geregeld).
- Tijdens de behandeling van de melding kunnen er vragen zijn. We raden je daarom aan om in contact te blijven met de dienst die de zaak behandelt. Uiterlijk 3 maanden na bevestiging van ontvangst van de melding wordt feedback aan de melder gestuurd over de stand van zaken.
- Als er een onderzoek naar de feiten wordt ingesteld, is het de verantwoordelijkheid van Kluthe Benelux B.V. om dit onderzoek af te ronden, de resultaten te evalueren en passende actie te ondernemen. Indien nodig zullen we onmiddellijk corrigerende maatregelen nemen.
Ons klokkenluiderssysteem wordt verzorgd door een gescreende externe partij.
Het klokkenluiderssysteem is altijd in meerdere talen beschikbaar voor klokkenluiders.
Bovendien is het mogelijk om contact op te nemen met externe meldingsinstanties.
Klik hier om toegang te krijgen tot het klokkenluiderssysteem: https://whistle.law/whistle/dd3a68ce-c1f2-4b73-99c0-f059fd7514f6
Vragen en opmerkingen over het klokkenluiderssysteem kunnen worden gestuurd naar compliance@kluthe.com. Denk eraan dat een melding bij ons via e-mail niet onder het klokkenluiderssysteem valt.